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Merkblatt speichernEine Rechnung berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht. Um diesen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung folgende Merkmale aufweisen:
Achtung: In das Firmenbuch eingetragene Unternehmerinnen und Unternehmer haben zusätzlich die Vorschriften nach dem UGB, wie z. B. Rechtsform, Firmenbuchgericht, Sitz, Firmenbuchnummer, zu beachten.
Seit 1.1.2016 sind bei Barumsätzen noch weitere Vorschriften zu beachten - aufgrund der neuen Belegerteilungspflicht.
Beispiel:
Download: Rechnungsmuster.pdf
Unternehmerinnen und Unternehmer sind generell verpflichtet, Rechnungen über Lieferungen und Leistungen an andere Unternehmerinnen und Unternehmer oder Körperschaften auszustellen.
Ein Unternehmer ist bei Erbringung von steuerpflichtigen Werklieferungen oder Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch gegenüber Privaten verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsausstellung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes erfolgen (gilt nicht bei Reverse Charge).
Folgendes ist noch zu beachten:
Übersteigt der Rechnungsbetrag € 400,00 nicht, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.
Hier genügen folgende Angaben:
Unternehmerinnen und Unternehmer müssen für jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen. Dieser Beleg kann grundsätzlich auch elektronisch übermittelt werden. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mit Bankomatkarte, Kreditkarte oder mit Gutscheinen. Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich unabhängig von der Höhe des Jahresumsatzes und vom Betrag der Barzahlung.
Die Angaben, die ein Beleg aufgrund der Belegerteilungspflicht enthalten muss, weichen von den Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz ab.
Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:
Die Punkte 1 und 4 können auch durch Symbole oder Schlüsselzahlen ausgedrückt werden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen ersichtlich ist. Ist der Empfänger der Leistung bzw. Lieferung Unternehmer, können die im 4. Punkt geforderten Angaben auch in anderen Unterlagen enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg hingewiesen wird.
Bei Verwendung von elektronischen Registrierkassen hat der Beleg seit 1.4.2017 zusätzliche Angaben zu enthalten:
Die Unternehmerin bzw. der Unternehmer muss eine Durchschrift oder eine sonstige Zweitschrift anfertigen und aufbewahren.
Von der Belegerteilungspflicht ausgenommen sind z. B.:
Dauerrechnungen findet man zum Beispiel bei Miet-, Pacht-, oder Wartungsverträgen. Hier wird nicht für jedes Abrechnungsintervall eine neue Rechnung ausgestellt. Eine Dauerrechnung kann zum Beispiel für ein Kalenderjahr gelten. Allerdings muss sie genauso den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, wie jede andere Rechnung.
In der Dauerrechnung sollte zusätzlich hingewiesen werden auf:
Fahrausweise, die für die Beförderung im Personenverkehr ausgegeben werden, und Belege im Reisegepäckverkehr müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
Innergemeinschaftliche Lieferungen sind von der Umsatzsteuer befreit.
Unternehmerinnen und Unternehmer, die eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausführen, sind zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Diese Rechnung muss ergänzend folgende Angaben enthalten:
Damit eine Lieferung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung anerkannt wird, sind neben bestimmten Voraussetzungen auch noch weitere Nachweise nötig.
Um diese Nachweise zu vereinheitlichen, hat die Finanzverwaltung Muster für Empfangsbestätigungen oder Verbringungserklärungen zur Verfügung gestellt. Die Muster befinden sich im Anhang 5 (Verbringungserklärung) und Anhang 6 (Empfangsbestätigung) zu den Umsatzsteuerrichtlinien.
a) Beförderungsnachweis
Wird der Gegenstand durch den Unternehmer oder durch den Abnehmer befördert, so werden folgende Nachweise benötigt:
b) Versendungsnachweis
Wird die Ware versendet, so bestehen die benötigten Nachweise in
Ist es dem Unternehmer nicht möglich, den Versendungsnachweis in dieser Form zu erbringen, kann er den Nachweis wie im Fall einer Beförderung erbringen.
Ist der Gegenstand der Lieferung vor der Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet durch einen Beauftragten bearbeitet oder verarbeitet worden, gelten weitere Vorschriften.
c) Abholbestätigung
Wird die Ware durch einen Beauftragten abgeholt, ist es die Aufgabe des Lieferanten, sich darüber Gewissheit zu verschaffen, dass die mit ihm in Kontakt tretende Person dazu berechtigt ist, die Ware abzuholen. Allein die Kopie eines Reisepasses reicht dazu nicht aus. Es müssen noch eine Reihe anderer Nachweise erbracht werden.
Der Abholer muss eine schriftliche Erklärung, dass er den Gegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird, und eine Spezialvollmacht vorlegen.
Diese Spezialvollmacht muss beinhalten:
Eine Spezialvollmacht wird nicht mehr benötigt, z. B.
In diesen Fällen muss jedoch aus weiteren Unterlagen hervorgehen, dass der Lieferant über die bloße Vorlage von Geschäftspapieren beziehungsweise einer solchen allgemeinen Vollmacht hinausgehend mit dem Leistungsempfänger in Kontakt getreten ist und mit diesem die jeweiligen Modalitäten der Warenabholung vereinbart hat. Im Zweifel wird der konkrete Einzelfall geprüft.
d) EU-Durchführungsverordnung
Auch eine EU-Durchführungsverordnung normiert seit 1.1.2020 wie zu dokumentieren ist, dass die Gegenstände der Lieferung tatsächlich ins EU-Ausland gelangt sind. Diese EU-Durchführungsverordnung gilt ab 1.1.2020 in jedem Mitgliedstaat, ohne dass sie in nationales Recht umgesetzt werden muss. Der österreichische Gesetzgeber hat in den erläuternden Bemerkungen zum Steuerreformgesetz 2020 aber darauf hingewiesen, dass der Nachweis der Beförderung oder Versendung gemäß der bestehenden Verordnung des österreichischen Finanzministers oder gemäß der EU-Durchführungsverordnung erfolgen kann.
Die Voraussetzungen für die Steuerbefreiung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und die UID-Nummer der Abnehmerin bzw. des Abnehmers müssen buchmäßig nachgewiesen werden. Diese Voraussetzungen müssen leicht nachprüfbar aus der Buchhaltung ersichtlich sein.
Bei der innergemeinschaftlichen Lieferung muss aufgezeichnet werden:
Download: Muster Innergemeinschaftliche Lieferung
Erbringen Sie Dienstleistungen, deren Leistungsort im Ausland gelegen ist, so ist diese Leistung grundsätzlich im Ausland der Umsatzsteuer zu unterwerfen. Die Ausgangsrechnung wäre grundsätzlich also auch mit ausländischer Umsatzsteuer auszustellen, und diese Steuer ist an das ausländische Finanzamt abzuführen. Ist die Leistungsempfängerin bzw. der Leistungsempfänger eine Unternehmerin bzw. ein Unternehmer, geht diese Steuer in vielen Fällen auf den ausländischen Leistungsempfänger über (Reverse Charge) und man erspart sich als Leistungserbringerin bzw. Leistungserbringer damit die Steuererklärung im Ausland. Ausgangsrechnungen an Unternehmer sind in diesen Fällen daher ohne Umsatzsteuer auszustellen. Weisen Sie mit dem Text „Übergang der Steuerschuld“ auf Ihrer Rechnung darauf hin und führen Sie beide UID-Nummern auf der Rechnung an.
Die Rechnung muss nach den österreichischen Vorschriften ausgestellt werden (gilt nicht für Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen).
Frist bei Rechnungsausstellung
Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des auf die Leistung folgenden Monats ausgestellt werden. Beispiel: Leistung wird im Juni 2024 erbracht. Die Rechnung muss bis 15. Juli 2024 ausgestellt werden.
Download: Muster Reverse Charge Rechnung
Damit Ihre Kundinnen und Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.
Auch für Vorauszahlungs- und Anzahlungsrechnungen gelten grundsätzlich die allgemeinen Rechnungsmerkmale (vgl. dazu Punkt 1 dieser Information). Daneben sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:
Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet (Endrechnung), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über diese Teilentgelte Voraus- oder Anzahlungsrechnungen mit gesonderten Steuerausweis erteilt worden sind. Es genügt auch, wenn der Gesamtbetrag der vorausgezahlten Teilentgelte und die hierauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe abgesetzt werden.
Stand: 1. Jänner 2024
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